公司档案管理制度

公司档案管理制度


公司档案管理制度

一、文件材料归档

1、归档范围

凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。

2、归档时间

对公司规定应当立卷归档的材料,必须由档案形成部门按规定收集、整理后,定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理,任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。

1)文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。

2)会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。

3)设备档案在设备安装后一周内归档。

4)特种载体档案,随时归档。

5)合同档案在合同签订后逐步归档。

3、归档要求

1)归档的文件材料必须完整、准确、系统。

2)归档的文件材料必须按其规律组成案卷。

3)归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。

4)归档时必须填写移交目录,办理交接手续。

5)归档的材料原则上应装订成册,确实不能装订成册的,由经办人说明原因,由档案员接受不成册的资料后装订成册。

二、档案借阅

1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案,因特殊情况需借出者,要经公司有关领导同意后并办理借出手续,归还时对所借档案应予以检查核对,并注销。

2、借阅档案必须经领导批准,机密以上档案一律在档案室查阅,不得借出。

3、外单位要查阅档案,需经本公司有关领导书面同意批准,方可借阅,借阅人要登记签名。

4、借阅者要爱护档案,不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失,如发现以上情况,视情节按《档案法》规定处理。

5、借阅档案要严守机密,不得转借他人,不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。

6、摘抄、复制档案须经分管领导批准,摘抄的档案内容必须经档案人员核对,加盖公章后始有效用。

7、对借出的档案,管理人员应及时催还。

三、档案保密

1、认真执行公司的商业和技术保密制作,维护档案的安全,做好公司的保密工作。

2、档案工作人员和借阅档案人员,严格遵守保密制度,不准将档案给无关人员翻阅,若有泄露,按保密规定处理。

3、档案工作人员要忠于职守,遵守纪律。不得擅自涂改,拆页和销毁档案,不得私自泄露档案内容。

4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围,对全部档案进行密级划分。

5、借阅有密级的档案,必须按《档案借阅制度》有关规定办理。

6、管理人员如有变动,必须办理交接手续,移交时进行清点、核对,以确保档案的完整与安全。


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