公司合同管理制度

公司合同管理制度


合同管理
一、总则
1、公司各部门及下属小区对外签订的各类合同适用本制度。
2、合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各公司负责人、法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
二、合同的签订
1、签订合同,必须遵守国家的法律,政策及有关规定。
2、对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权,超越代理权限和非法委托人均无权对外签约,但经法定代表人特别授权并发给委托证明的例外。
3、签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。包括:对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止上当受骗,防止签订无效合同,确保所签合同有效、有利。
4、签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿的原则和价廉特美、择优签约”的原则。
5、签订合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一平衡然后签约。
6、合同除即时清结者,一律采用书面格式,并采用统一的合同文本。
7、合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的主要问题是:
1)部首部分,注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。
2)正文部门,注意具体写明各项内容:如服务内容、违约责任、违约金数额、比例及计算方法。
3)结尾部门,注意双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章,不得使用财务章或业务章等不合格印章,注明合同有效期限。
8、签订合同,除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我具人民法院管辖。
9、任何人对外签订合同,都必须以维护本企业合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。
三、合同的审查批准
1、合同的正式签订前,必须按规定上报审查批准后,方能正式签订。
2、合同审批权限由公司董事会另行规定。
3、法律顾问负责对下列合同进行审查:董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂较难掌握,各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考。
1)合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和《制度》规定;当事人的意思表达是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
2)合同的严密性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受能不能的经济损失。
3)合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受能不能的经济损失。
4、根据法律规定或实际需要,合同还应当或可以呈报上报主管机关见证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
四、合同的管理
1、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。
2、建立合同管理台账,其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐项填写,做到准确、及时、完整。
3、合同由公司办公室统一保管。

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